Ambtenaren en wethouders in Dronten bepalen zelf welke e-mails ze weggooien

DRONTEN - Ambtenaren en wethouders bepalen zelf welke e-mails naar het archief gaan en welke ze weggooien. De gemeente Dronten studeert op een beter systeem. In afwachting daarvan wil wethouder Ton van Amerongen in het gemeentehuis meer bewustwording creëren over het belang van archiveren van e-mails, whatsapps en sms’jes.

Naar aanleiding van een voorval in Almere wil de ChristenUnie informatie over het beleid rond het bewaren van e-mails in Dronten. B en W antwoorden dat ambtenaren bepalen of een e-mail belangrijk is voor een dossier: „Het archiveren is dus een menselijke handeling.”

Twee maanden

In het huidige gang van zaken probeert de gemeente rekening te houden met zowel de Archiefwet uit 1995 als de privacywetgeving. Daarbij worden mailboxen gewist zodra een ambtenaar of wethouder twee maanden weg uit dienst is.

B en W zoeken naar een betere procedure. Daarover is overlegd met de Vereniging Nederlandse Gemeenten, de archivaris van de gemeente en met de collega’s in Flevoland. Het blijkt echter niet makkelijk om een beleid op te stellen.

Privéberichten

De gemeentelijke archivaris stelt voor om de mailboxen van vertrokken ambtenaren en bestuurders langer te bewaren, misschien zelfs permanent. Als dat gebeurt, wil het gemeentebestuur iedereen wel in de gelegenheid stellen om eerst persoonlijke berichten te verwijderen.

B en W schrijven dat het een paar jaar kost om de zaken goed op orde te krijgen: „Het is niet een kwestie van een knop omzetten.” Het moet niet alleen digitaal goed geregeld worden, ook het gedrag van ambtenaren en wethouders moet veranderen” „Het is een complexe opgave.”